Goede en eerlijke communicatie is een belangrijk ingrediënt voor een succesvolle samenwerking van het team. En onderdeel van die goede en eerlijke communicatie is feedback geven. Geen nieuws onder de zon, maar wel een heel lastig onderdeel van de succesvolle samenwerking blijkt uit de praktijk.
In principe zal in elk team de teamleden elkaar al feedback geven. Dat gebeurt dan vaak een beetje tussen de regels door. Er wordt “feedback” gegeven op een cynische manier of onder het mom van een grapje. Men gooit eigenlijk een balletje op, in de hoop dat de ander hem vangt en dus begrijpt wat er eigenlijk gezegd wordt. Deze “feedback” mist heel vaak zijn doel, sterker nog, het zorgt regelmatig voor irritatie, onduidelijkheid of onzekerheid.
Onlangs kreeg ik van iemand de volgende vraag: “ik ben leidinggevende van een team en wil graag de regels van feedback toepassen. Maar hoe kan ik dit het beste aanpakken in mijn team waar feedback geven conform de regels nog nauwelijks bekend is?”
Onderstaande sleutels hebben bovengenoemde lezer goed geholpen en wil deze graag delen, zodat jou dit ook helpt om het geven van feedback binnen het team te bevorderen.
Sleutel 1: feedback geven op de agenda zetten
Wanneer feedback geven nog geen gewoonte is binnen het team dan is het raadzaam om dit op de agenda te zetten. Wanneer dit onderwerp regelmatig besproken wordt binnen het team zal het geven van feedback een goede gewoonte worden.
Daarnaast is het raadzaam om de voordelen van op een constructieve manier feedback geven en ontvangen te benoemen. Zoals:
- Irritaties worden helder uitgesproken en daarmee in de meeste gevallen escalaties voorkomen
- Persoonlijke groeikansen worden groter
- Er ontstaat een hechter team
- Teamleden voelen zich minder snel aangevallen
- Bewustwording van zowel positief gedrag als van verbeterpunten
Bespreek met het team hoe jullie de feedback in de ideale situatie willen zien. Maak ook bespreekbaar hoe het team tot nu toe elkaar feedback geeft. Wat vindt men wel en wat niet prettig. Zo kun je met elkaar tot een gewenste manier van feedback geven komen en daarmee gaan experimenteren. Oefening baart kunst. Deze eigen inbreng zorgt voor commitment.
Sleutel 2: bespreek de onzekerheden
Feedback geven is – zeker wanneer men dit niet gewend is – vaak spannend. Men vindt het lastig om de ander rechtstreeks aan te spreken of bang dat het als kritiek wordt ervaren. Wanneer de regels van feedback – zoals beschreven in mijn e-book – worden toegepast haal je de angel uit het gevoel van angst en onzekerheid over geven van feedback. Belangrijk is om met elkaar af te spreken dat feedback geven altijd op een respectvolle manier dient te gebeuren. Zo schep je met elkaar een veilige omgeving waarin iedereen mag groeien en fouten mag maken. Ontwikkeling is de basis van succes.
Sleutel 3: geef het goede voorbeeld
Wanneer je als leidinggevende op een constructieve manier feedback geven op de kaart wilt zetten binnen het team, zal je het goede voorbeeld moeten geven. Dat vraagt om openheid en een vorm van kwetsbaarheid tonen. Dit wordt bereikt door feedback in de ik-vorm te geven en op basis van de 3 G’s van Gedrag / Gevoel / Gevolg. Voorbeeld: Ik heb geconstateerd dat je deze week twee keer te laat bent gekomen (Gedrag). Dat vind ik erg vervelend (Gevoel). Ik vraag me af of jij je realiseert dat je daarmee je collega’s extra belast (Gevolg).
Het goede voorbeeld geef je dus door regelmatig zelf op de juiste manier feedback te geven en om feedback te vragen. Dat vergt misschien wat lef, maar dan kun je gelijk checken of de ander de regels van feedback geven begrepen heeft.
En last but not least: vergeet niet om complimenten te geven. Een betere manier om te laten merken hoe krachtig het is om elkaar feedback te geven is er niet.
Succes!
