Vergaderen is voor veel mensen een regelmatig terugkerend drama. Ineffectief vergaderen kost tijd, geld en slurpt energie. Er wordt veel gepraat, maar weinig besloten. Mensen raken verveeld. Niet zelden ontstaan tijdens vergaderingen irritaties en frustraties. Hoe dan ook, dergelijke vergaderingen schieten hun doel volledig voorbij.
Dat kan anders. In veel branches en zeker die van financiële dienstverleners zien we elkaar niet continu op de werkvloer en is het werk complexer geworden. Dan is het zonder meer belangrijk om zodanig te vergaderen waarbij effectief wordt omgegaan met tijd en zoveel mogelijk resultaat wordt geboekt.
Onderstaande tips is geen lijstje met de geijkte vergadertips die je overal tegenkomt. Met deze 6 tips voor effectief vergaderen zorg je voor meer resultaat in minder tijd.
1. Plan een vergadering met een geselecteerd aantal agendapunten.
Een vergadering waarin 10 punten op de agenda staan is het recept voor een langdurige zitting. De kans is groot dat de energie halverwege dramatisch daalt en mensen zich gaan vervelen. Gevolg is dat besluiten maar halfslachtig of zelfs niet genomen worden. Het is beter om een kortere vergadering met minder punten te plannen en gezamenlijk tot een daadkrachtige besluitvorming te komen.
2. Zorg dat alleen die mensen de vergadering bijwonen voor wie de agendapunten bedoeld zijn.
Niets is zo’n tijdverspilling dan bij een vergadering te zitten waarbij een deel van de agendapunten niet voor jou bestemd zijn. Tip 1 en 2 sluiten hierbij goed op elkaar aan. Door een vergadering met veel agendapunten op de splitsen in 2 of meer kortere vergaderingen met per vergadering de juiste mensen aan tafel wordt meer resultaat bereikt. En het scheelt de deelnemers kostbare tijd.
3. Vergader eens op een andere manier.
Weg met de tafels en zet de stoelen in een cirkel. Zonder tafel ontstaat een andere energie. Mensen kunnen zich ongemerkt achter een vergadertafel “verschuilen” of wegkruipen. Of ga eens staand vergaderen. Zeker wanneer de vergaderingen van kortere duur zijn is dit een heel effectieve manier van vergaderen met besluitvorming. Het zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is en to the point blijft. Zeker voor de mensen met een zittend beroep is deze actieve vorm van vergaderen goed. Ongemerkt zitten we veel te veel en dat is weer slecht voor de rug.
4. Start de vergadering eens met de rondvraag.
Wanneer mensen direct aan het begin van de vergadering hun vraag mogen stellen of zegje mogen doen, blijken ze actiever gedurende de rest van de vergadering te zijn.
5. Start de vergadering eens met een klantervaring.
Onderwerpen tijdens vergaderingen zijn vaak naar binnen gericht. Maar uiteindelijk doen we het allemaal voor de klant. Met een voorbeeld uit de praktijk wordt de klant centraal gesteld en zorg je ervoor dat iedereen beseft dat de vergadering iets moet bijdragen aan het zorgen voor de tevredenheid van de klant. Dat is per slot van rekening toch het gezamenlijke doel.
6. Zorg dat deelnemers participeren.
Vraag aan de deelnemers om in te stemmen met het uitzetten van mobiele telefoons en tablets (wanneer deze niet nodig zijn voor de vergadering). Vraag alle deelnemers om te participeren; hun mening en inbreng te geven en te luisteren naar elkaar. Train deze essentiële vaardigheden voor een effectieve vergadering. Het is absoluut de moeite waard.
