Veel mensen – vooral vrouwen ???? – zijn van mening dat ze goed kunnen multitasken. De meesten zijn er best trots op dat ze kunnen multitasken en soms lijkt het wel of het van ons mensen zelfs wordt verwacht. De vraag is echter of het wel zo productief en efficiënt is als we denken.
Ter illustratie:
In een studie van de University of Utah moesten proefpersonen telefoneren en tegelijkertijd in een simulator een auto besturen. Amper 2,5% van de proefpersonen slaagde erin om beide naar behoren uit te voeren. De stuurvaardigheid van de meeste proefpersonen ging tijdens het telefoneren significant achteruit, maar ook het geheugenvermogen daalde met 11 procent. De onderzoekers concludeerden dat het brein van echte multitaskers wellicht anders werkt en het merendeel van de bevolking dus niet over zo’n multitaskend brein beschikt.
Maar ja, we worden de hele dag – al dan niet vrijwillig -blootgesteld aan de verleidingen om te multitasken. Even tijdens het uitvoeren van je taken een facebook of whatsapp berichtje bekijken en snel beantwoorden, telefoneren, mailen of vragen van ‘binnenvallende’ collega’s of leidinggevenden beantwoorden. Het zijn allemaal aanslagen op ons concentratievermogen. Switchen van de ene naar de andere taak kost tijd en energie. Het is slecht voor je focus en dat heeft weer een negatief effect op de kwaliteit van de werkzaamheden.
Er zijn 2 soorten van multitasken
- Het doen van 2 of meer taken tegelijkertijd. Denk aan koffiedrinken terwijl je vergadert of telefoneren terwijl je autorijdt.
- Het switchen van de ene naar de andere taak zonder dat die ene taak al is afgerond. Denk aan: je zit een offerte te maken en een collega komt je bestoken met vragen over heel iets anders en die vragen moet je nu eerst beantwoorden.
Multitasken is dus niet alleen met 2 of meer taken tegelijk bezig zijn, maar ook het switchen tussen taken.
Productiviteit daalt met gemiddeld 40%
Het is niet zo dat we niet kúnnen multitasken, maar het kost beduidend meer tijd en energie. Uit een onderzoek van neuropsychologe Devora Zack blijkt dat de productiviteit bij multitasken met maar liefst 40% daalt dan wanneer we ons op slechts 1 taak focussen.
De kwaliteit van het werk wordt minder
Door de verminderde focus maken we sneller fouten en zijn we minder scherp. Multitasken veroorzaakt meer stress, ons brein raakt sneller vermoeid door al dat schakelen en we krijgen een tragere reactietijd. Dat laatste is ook nog eens gevaarlijk wanneer we bijvoorbeeld een intensief telefoongesprek voeren tijdens het besturen van de auto.
Hoe zorg je ervoor dat je minder gaat multitasken?
Ga bewust singletasken
Oftewel zorg dat je 1 taak tegelijk doet. Laat je daarbij niet afleiden.
Vermijd allerlei afleidingen
- Zet je telefoon op stil of helemaal uit tijdens het uitvoeren van je taak
- Sluit je e-mailbox af
- Zorg dat je de spullen die je nodig hebt klaarlegt
- Zorg voor wat te drinken
- Zorg dat je niet gestoord wordt anderen. Zeg tegen collega’s dat je geconcentreerd aan een taak gaat werken en niet gestoord wil worden. Of – indien mogelijk – ga in een aparte kamer of stilteruimte zitten werken.
- Leer jezelf en je omgeving aan dat je niet op elk moment maar gestoord kan worden in jouw werk. Komt een collega met een vraag en jij bent bezig met een taak, geef aan dat je wilt helpen op een later tijdstip.
- Zet eventueel een koptelefoon op met een voor jou lekker muziekje dat niet afleidt. Voor iedereen ook gelijk zichtbaar dat je gefocust zit te werken ????.
Maak een planning
Zeker wanneer je wilt gaan singletasken is het maken van een planning een handig hulpmiddel. Maak een lijst van taken je vandaag of morgen moet doen. Maak je lijst niet te lang, want dan is de kans groot dat je er van afwijkt. Zorg ook dat er ruimte in je planning zit voor onvoorziene zaken zoals beantwoorden van vragen van collega’s.
Wanneer ben jij op je best?
Ben je ’s morgens vroeg niet vooruit te branden? Plan dan jouw belangrijkste taken waarbij je ongestoord wilt werken wat later op de ochtend of dag. Ben je juist een ochtendmens? Voer dan die belangrijke of lastige taken – ongestoord – in de ochtend uit. Je kunt je dan het best focussen en dus productief en efficiënt werken.
Dit zijn een aantal tips die jou kunnen helpen om meer te gaan singletasken. Kijk wat voor jou het beste werkt. Het begint in ieder geval met bewustwording. Bewustwording wat multitasken jou kost en bewustwording wat singletasken jou oplevert.
Ik wens je veel succes!
