Meer gedaan krijgen in minder tijd. In veel gevallen moeten we – noodgedwongen – steeds meer doen in minder tijd of met minder mensen. Het lijkt soms onmogelijk, maar dat is het meestal niet.
Hoe kun je dan de beschikbare tijd zo effectief mogelijk benutten?
Een tandje erbij zetten, zoals KLM topman Pieter Elbers voorstelt, is in de meeste gevallen niet meer de oplossing. In veel bedrijven werkt men met minimale bezetting en dan kun je op een gegeven moment niet meer verwachten dat mensen nog een tandje erbij kunnen zetten. Ze raken overbelast, gaan verzuimen en dat drukt nog meer op de rest van het team. En vergeet daarbij de kosten van verzuim niet.
Het is in veel gevallen geen kwestie van meer, maar van slimmer.
Met onderstaande handvatten krijgt iedereen weer grip.
1 – HOUD EEN TO-DO-LIJST BIJ
Houd altijd een lijst bij van dingen die je nog moet doen. Het houdt het hoofd lekker leeg en het geeft een goed gevoel om dingen van de to-do lijst af te kunnen strepen. Je kunt hiervoor een ‘ouderwets’ schrijfblok gebruiken – liefst in een opvallende kleur – zodat hij lekker opvalt op het bureau. Maar er zijn ook allerlei handige tools te downloaden voor op de pc of de smartphone.
2 – BEGIN MET DE TAKEN DIE JE HET MINST GRAAG WILT DOEN
Op de to-do lijst staan ongetwijfeld taken die je niet graag doet en liever uitstelt. Het is dan verleidelijk om dat punt ergens onderaan het lijstje te zetten (misschien wel stiekem in de hoop dat hier geen tijd meer voor is). Toch ‘spookt’ die lastige taak heel de dag door het hoofd. Begin de dag juist met die lastige taken. Het werkt heel motiverend wanneer je die klussen van de lijst kunt door strepen.
3 – WEES BEWUST VAN DE GROOTSTE TIJDVERSPILLERS
Onderbrekingen van e-mails, (onnodige) telefoontjes, collega’s die een praatje willen maken, even internetten of facebook checken, het zijn enorme tijdverspillers. Dit gaat allemaal ten koste van de productiviteit. Wees bewust van deze afleiders. Wanneer een belangrijke taak gedaan moet worden, zorg dan voor zo min mogelijk afleiding. Zet telefoon en e-mail (tijdelijk) uit en vraag een collega om jou gedurende de taak af te schermen.
4 – HAAL ZOVEEL MOGELIJK UIT VERGADERINGEN
Haal de bezem door onnodige vergaderrituelen en zorg voor een strakke agenda. Als het mogelijk is laat iedereen vooraf de stukken lezen en nodig hen uit, vooraf hun vragen of inbreng hierover in te leveren. Gooi de vergadering eens over een andere boeg en laat iedereen (uiteraard wanneer dit mogelijk is) staand vergaderen. Er ontstaat een heel andere dynamiek en meer creativiteit. En niet onbelangrijk, de vergadering zal aanzienlijk korter duren dan wanneer iedereen op het gemak zit.
5 – ZORG VOOR VOLDOENDE PAUZES
Het klinkt misschien tegenstrijdig: meer productief werken en voldoende of zelfs meer pauzes. Maar dat is het niet. Zeker wanneer mensen gefocust en productief aan het werk zijn is het belangrijk om regelmatig pauze te nemen. Wanneer men te lang achter elkaar doorwerkt gaat dit ten koste van de effectiviteit. Mentale of fysieke vermoeidheid slaat dan toe. Even 5 of 10 minuten de tijd nemen om naar het toilet te gaan, misschien rekken en strekken of iets te drinken halen en daar met een collega spreken is meestal al voldoende. Het hoofd is weer leeg en dat geeft ruimte om volledig te kunnen concentreren op de volgende klus.
Succes!
