Communicatie en samenwerking vormen de bloedsomloop binnen elke organisatie.
Goed kunnen samenwerken betekent niet per definitie goede vrienden met elkaar moeten zijn. Wel is het van belang dat mensen op een constructieve en respectvolle manier kunnen overleggen, evalueren en elkaar aanspreken op wat goed gaat en wat er te verbeteren valt oftewel feedback geven.
Veel voorkomende oorzaken van een verstoorde interne communicatie zijn o.a.:
- Onuitgesproken teleurstellingen
- Onuitgesproken verwachtingen
- Onduidelijkheid over doelstellingen
- Onduidelijkheid over takenpakket
- Onduidelijkheid over rolverdeling
- Onvoldoende écht luisteren naar elkaar
- Onvoldoende kennis van het effect van eigen verbale én non verbale communicatie
Een belangrijk doel van interne communicatie – naast een goede aanspreekcultuur – is het opstellen en beschikbaar stellen van informatie en instructies om organisatorische en/of persoonlijke doelen te verwezenlijken. Goede interne communicatie draagt bij aan een positieve, ondersteunende houding van de medewerkers bij de strategische koers van de organisatie. En het creëert betrokkenheid. Niet alleen betrokkenheid bij het bedrijf en de doelstellingen, maar ook betrokkenheid bij de teamleden onderling.
Drie belangrijke functies van interne communicatie zijn:
1) Taak informatie
Interne communicatie is bij uitstek het instrument voor het informeren over praktische zaken binnen de organisatie, zoals taakinformatie en welke procedures er gevolgd moeten worden. In veel organisaties werken meerdere mensen aan verschillende taken en de kans is groot dat er allerlei werkprocessen door elkaar heen lopen. Goed vastgelegde en toegankelijke taakinformatie bijvoorbeeld op het intranet van het bedrijf, zorgt ervoor dat iedereen weet wat er gedaan moet worden en dit op elk gewenst moment terug kan vinden.
2) Kennis vernieuwen
Kennis wordt steeds belangrijker in organisaties en medewerkers, met name in de financiële dienstverlening. De interne communicatie leent zich ook uitstekend voor het delen van informatie zoals vakinhoudelijke wijzigingen en wetswijzigingen. Hiervoor zijn communicatiemiddelen zoals: intranet, interne nieuwsbrieven, naslagwerken en protocollen. Maar denk ook aan intervisies waarbij de medewerkers onderling situaties uit de praktijk bespreken. Het houden van kleine (interne) workshops kan ook een belangrijke bijdrage leveren aan het uitwisselen van kennis.
3) Verbinding creëren
Voor organisaties is het belangrijk – en soms zelfs een grote uitdaging – om goede medewerkers te behouden en aan zich te binden. Medewerkers zijn vaak op zoek naar verbinding met de organisatie en met elkaar. Een community waar men zich thuis voelt en trots op kan zijn en die motiveert. Met de juiste interne communicatie wordt hier een belangrijke bijdrage aan geleverd.
Een gezond communicatie-klimaat en interne communicatie
Voor het verkrijgen van een gezond communicatie-klimaat, is het van belang om aan de volgende elementen te voldoen:
- Geloofwaardigheid van de communicatie. De organisatie kan alleen optimaal fungeren als medewerkers vertrouwen hebben in het management. Dit vertrouwen wordt mede opgebouwd via interne communicatie. Het management moet bijvoorbeeld, integer, reëel en consistent zijn.
- Support van teamwork. In principe zou iedereen op de hoogte moeten zijn van elkaars werkzaamheden en taken. Niet tot in detail, maar wel in grote lijnen. Hier is een cruciale rol weggelegd voor de leidinggevende. Het is zijn of haar taak om te zorgen dat de interactie goed verloopt.
- Stimuleren van open communicatie door ruimte te bieden voor een dialoog in een veilige omgeving, waarbij de ander niet ‘afgestraft’ wordt.
Valkuil
Communiceren wordt nog vaak verward met informeren. Informatie verwijst alleen naar het concrete materiaal: de boodschap. Bij communicatie zijn er echter drie essentiële elementen: de zender, de ontvanger en de boodschap. Deze drie elementen vormen het communicatieproces. Wees alert bij het opstellen van de interne communicatie dat het uitgangspunt rekening houdt met de drie elementen.
Kennis van de eigen manier van communiceren en die van collega’s en het effect daarvan is van cruciaal belang. De DISC methode helpt hier enorm bij. Het is een zeer praktische tool die op een heldere wijze de eigen manier van communiceren en die van anderen in kaart brengt.
Meer weten? Neem vrijblijvend contact op.
