Met de regelmaat van de klok vergaderen is noodzakelijk. Maar voor velen een noodzakelijk kwaad. Mensen zijn niet betrokken bij de vergadering of haken na 15 minuten al knikkebollend af. Slechts een enkeling voert telkens het hoogste woord. Je wilt dat iedereen betrokken is en participeert, zodat het overleg efficiënt en effectief wordt. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?
Om te beginnen is het goed te realiseren dat je met allerlei verschillende individuen rond de tafel zit. Mensen nemen op verschillende manieren informatie in zich op. De één meer visueel met plaatjes of grafieken, de ander wordt graag bijgepraat en weer een ander heeft de zaken liever op schrift, zodat e.e.a. rustig nagelezen kan worden. Wanneer je dus slechts tegemoet komt aan de behoefte van een enkeling, is de kans groot dat de rest afhaakt.
Door de verschillende types en hun stijlen te (her)kennen en hierop aan te sluiten raken mensen betrokken. Het DISC-model omschrijft 4 fundamentele gedragsstijlen en door hier op aan te sluiten worden vergaderingen een stuk productiever.
Dit artikel is toegespitst op de 4 DISC stijlen (Dominant, Interactief, Stabiel en Consciëntieus) in vergadering.
De D stijl is te herkennen aan
- een hoog tempo en valt anderen snel in de rede
- iemand die graag de leiding of besluiten neemt ook al is dat misschien niet eens de taak van deze persoon
- heeft geen moeite met de confrontatie aangaan en grenzen stellen
Hoe blijft de D stijl betrokken tijdens vergaderen
- wees to the point en geef richting
- focus op argumenten en feiten
- gaat de D stijl de confrontatie aan; ga die dan niet uit de weg
- vermijd te veel details en besluiteloosheid
De I stijl is te herkennen aan:
- enthousiast gepraat en weidt graag uit over onderwerpen
- impulsief, chaotisch en heeft moeite om concreet te worden
- wil geen confrontatie en houdt anderen liever te vriend
Hoe blijft de I stijl betrokken tijdens vergaderen
- geef ruimte en erkenning voor zijn/haar inbreng
- voorzie de informatie van (leuk) beeldmateriaal (cartoon / plaatje)
- las korte 2 minuten brainstormsessie in (2 aan 2)
- vermijd veel details en het negeren van deze persoon
De S stijl is te herkennen aan:
- rustige en afwachtende opstelling
- is een bemiddelaar die goed compromissen kan sluiten
- zal zich pas mengen in gesprek als hij/zij hiertoe wordt uitgenodigd
Hoe blijft de S stijl betrokken tijdens vergaderen
- geef deze persoon eens een taak (notuleren / tijd bewaken)
- voorzie informatie van een stappenplan en instructie
- nodig hem/haar uit om zegje te doen
- vermijd snelle beslissing forceren en van de hak op de tak te springen
De C stijl is te herkennen aan:
- rustige en luisterende wat formele houding
- heeft zich goed voorbereid
- heeft een mening en stelt kritische vragen, maar wacht wel de beurt af
Hoe blijft de C stijl betrokken tijdens vergaderen
- wees voorbereid en leg het waarom uit
- geef zoveel mogelijk feiten en details (liefst op schrift)
- geef deze persoon de tijd om zich een beeld te vormen en vragen te stellen
- vermijd om hem/haar persoonlijk en publiek kritiek te geven
Heb je tijdens een vergadering een mix van stijlen rond de tafel zitten? Dan is het de kunst om relevante informatie te bespreken en eventuele details, instructie en stappenplannen op schrift te delen. Iedereen uit te nodigen om hun inbreng te geven en sommigen wat afremmen.
Voor nog meer uitgebreide informatie over deze 4 stijlen verwijs ik graag naar mijn eerdere artikelen over de Dominante stijl, Interactieve stijl, Stabiele stijl en Consciëntieuze stijl.
Veel vergadersucces!
